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5 boas práticas do sistema de gestão de frotas

A Gestão de Frotas é o processo que envolve o completo controle de veículos. Quando bem executada, é possível visualizar e planejar todas as atividades que abrangem operações de ônibus ou caminhão das empresas de transporte rodoviário. Para isso, é possível contar com a tecnologia especializada e estar atento às boas práticas do sistema de gestão de frotas.

Manutenções preventivas e corretivas, verificação de combustível e controle de quilometragem rodada são apenas alguns exemplos que compreendem essa gestão. Todos esses processos podem ser feitos com auxílio da tecnologia de informação e software na gestão de transportes. Assim, permitindo maior agilidade à rotina das empresas deste segmento.

O sistema de gestão de frotas é essencial para a eficiência operacional, seja de transportadoras de cargas ou empresas de transporte de passageiros. E garante decisões estratégicas assertivas da parte dos gestores que têm a automação como aliada no transporte.

Confira um roteiro completo para garantir as boas práticas para o sistema de gestão de frotas no transporte rodoviário:

 

  1. Mapeie todos os processos da operação

Não há dúvidas sobre a importância do planejamento dentro de uma empresa. Independentemente do segmento. Para traçar um planejamento adequado e consistente ao perfil e momento do negócio, é necessário realizar um mapeamento completo sobre todos os processos das operações de transporte rodoviário.

É possível diagnosticar o que está trazendo resultados positivos. Dessa maneira, contribuindo para uma boa gestão empresarial. Como também, possibilita encontrar processos onerosos e dispensáveis. Para que o mapeamento traga resultados, ele deve fazer parte da rotina diária da empresa.

Quanto ao papel da tecnologia, um software de gestão integrada é a solução completa para realizar o mapeamento de dados de forma simples e rápida. O ERP garante benefícios para empresas de transporte, como o controle de insumos, incluindo o pneu. Bem como a correta emissão de documentos de transporte e a escala inteligente de motoristas. Até mesmo o plantão rodoviário pode ser previsto e gerenciado com auxílio desta solução.

 

  1. Tenha metas realistas

Metas servem como estímulos extras para melhorar o desempenho. Bem como ajuda o gestor a focar naquilo que é realmente necessário para o crescimento da empresa.  E isso também vale para o controle de frotas.

Por isso, é preciso traçar objetivos realistas, que sejam possíveis de alcançar. Determine objetivos a curto e longo prazo e estabeleça metas coerentes para alcançá-los.

 

  1. Saiba para onde vai o dinheiro

Ter um controle total sobre os gastos da empresa vai além de manter o pagamento das contas em dia e abastecer planilhas manuais. Uma análise completa dos gastos de toda a operação tem impacto positivo nas tomadas de decisão. Com esse panorama, traçar um planejamento estratégico eficiente, e evitar investimentos desfavoráveis se torna mais fácil.

No controle de frotas, analisar os gastos com a frota é importante para avaliar quais veículos continuam trazendo lucro. Ao investigar os gastos, é possível ver o gasto de combustível por quilometro rodado, custo com seguradora, manutenção e até mesmo comparar a capacidade de carga com o lucro efetivo – no caso das transportadoras de carga.

À medida que a empresa cresce, planilhas passam a ficar obsoletas para o controle financeiro. Novamente, o ERP em nuvem é a ferramenta que armazena eletronicamente e viabiliza dados em tempo real para o correto controle contábil e fiscal. Este sistema digital, garante todo o controle de fluxo de caixa, além de entregar o resultado por veículo e performance de entrega.

 

  1. ​Certifique-se de ter prazos em dia

Perder os prazos de pagamento é uma das maiores causas de gastos excessivos para as empresas, e isso muitas vezes acontece por “falha humana”. Um exemplo é a falta de atenção ou de conhecimento sobre as datas de vencimento.

O sistema ERP para transporte pode ser a solução para o fim de gastos com juros ou multas. Além de permitir agendar pagamentos automáticos. Também notifica o gestor dos prazos para cada nota fiscal, evitando perda das datas ou mesmo prejuízos relacionados aos custos de cobranças de passageiros ou embarcadores.

Nesse sentido, plataformas para gestão de venda de passagens ou de auditoria de frete, integradas ao ERP, são boas opções para as empresas do segmento rodoviário.

 

  1. Saiba lidar com imprevistos

Esteja sempre preparado para lidar com problemas eventuais. Embora os ERPs ajudem a manter a manutenção dos veículos em dia, imprevistos acontecem. Separe valores para cobrir situações como quebra de veículo, acidentes e até mesmo furtos e assaltos.

Assim, fica mais fácil driblar os inconvenientes. Além da reserva financeira, invista em seguros de frota. Esses serviços estão preparados para cobrir diferentes adversidades que podem acontecer com suas frotas.